Frais professionnels réels des salariés

Exercer une activité salariale entraîne des frais qui ne sont pas pris en charge, en tout ou partie, par l’employeur comme les frais de transport du domicile personnel au lieu de travail.  

C’est la raison pour laquelle les salaires déclarés bénéficient d’un abattement forfaitaire de 10 % calculé par l’administration. Il s’applique sur chaque montant déclaré par les membres du foyer (sommes inscrites dans les cases 1 AJ à 1 DP). 
Cela concerne les salaires, les indemnités journalières, de chômage, etc., qui ne sont pas exonérés. 

En 2020, l’abattement de 10 % est compris entre 442 € (montant minimum) et 12 652 € (montant maximum)  

Exemples :  

* Un salaire de 3 000 € bénéficiera donc d’un abattement de 442 € et non de 300 €, même si le salarié n’a travaillé qu’une partie de l’année ou a travaillé à temps partiel. 

 * Un salaire de 400 € bénéficiera d’un abattement de 400 € car la déduction forfaitaire (442€) ne peut excéder le montant du salaire brut.  

* Un salaire de 900 000 € verra son abattement, en principe égal à 90 000 €, limité à 12 652 €. 

Si vous estimez que l’abattement forfaitaire de 10 % ne couvre pas l’ensemble des dépenses que vous avez supporté, vous pouvez y renoncer et opter pour le système de déduction des frais réels. 

Nota  

Tous les frais exposés qui suivent sont couverts par la déduction forfaitaire de 10 %. Ce n’est que lorsque la somme de vos frais (voiture, nourriture, cotisation syndicale, etc.) est supérieure à 10 % de vos salaires déclarés que l’option pour les frais réels est pertinente. 

Comment déclarer ses frais réels ? 

Il faut souscrire une déclaration de revenus pour 2020 (internet ou papier) et de fait, renoncer à la déclaration tacite initiée en 2020 pour les revenus 2019.  

L’option est individuelle 

Chaque membre du foyer peut opter pour les frais réels. L’option s’effectue par inscription du montant des frais réels dans les cases 1AK à 1DK : 

• Indiquez le détail de vos frais dans une note explicative sur papier libre 
• Précisez au besoin les circonstances particulières comme celles pour lesquelles la distance domicile-travail dépasse 40 kms, etc... 
• Conservez les pièces justificatives de ces frais (factures, quittances, attestations, notes de restaurant, d’hôtel, etc...) pendant au moins les trois années civiles qui suivent. 

Conséquence de l’option pour les frais réels 

L’option pour les frais réels entraîne la déclaration des allocations et remboursements que vous avez perçus pour ces frais (vous devez alors les réintégrer au montant des salaires imposables). 

Nota  

Vous n’êtes pas forcément obligé d’ajouter aux salaires imposables les allocations pour frais d'emploi ou remboursement de frais (en principe exonérées) dans la mesure où vous ne déduisez pas les frais professionnels couverts par ces allocations ou remboursements (décision du Conseil d'État). C’est une mesure de simplification puisque, normalement, cela doit se traduire par une opération blanche. 

Pour être déductibles, ces frais doivent être nécessités par votre profession (il ne peut pas s’agir de convenances personnelles), être payés au cours de l'année 2020et être justifiés. 

La nature et le montant des frais sont propres à chaque contribuable, ils dépendent donc de votre situation familiale, votre lieu d’habitation et de travail (voire celui de votre conjoint ou partenaire), votre profession et ses conditions d’exercice, etc. 

Conseil  

Un salarié n’est pas tenu d’établir une comptabilité au jour le jour. L’administration fiscale estime donc que l'obligation de justifier « ne doit pas être interprétée dans un sens littéral ». Elle recommande à ses services « une certaine souplesse dans l'appréciation des justifications produites ». Ainsi, ils ne doivent pas refuser systématiquement, au motif que la demande du contribuable ne serait pas appuyée de documents détaillés, « la déduction de frais dont le caractère professionnel n'est pas contestable, lorsqu'il est notoire que la justification précise de ces frais est pratiquement impossible » (documentation fiscale). 

Pour autant, vous devez être en mesure de produire toutes justifications de la réalité et du montant des frais (ils ne peuvent pas être, par exemple, évalués par un simple pourcentage fixe de vos salaires) sauf pour certaines professions artistiques. 

N’hésitez pas à décrire tous les éléments de vos frais sur la note explicative jointe et, en cas de doute, contactez votre service des impôts (c’est lui qui assurera le contrôle ultérieurement). 

Nota  

Si les frais réels justifiés sont supérieurs aux revenus que vous avez perçus, vous générez un déficit imputable sur les autres revenus, ou, s’il est supérieur, sur les années suivantes. 

Même si, par nature, le déficit en salaires est rare, il est possible. 

Sachez que l’administration contrôle la proportion raisonnable et non exagérée des frais réels en rapport aux revenus acquis au cours de l’année.